Gute Gewohnheiten für den Arbeitsalltag: So steigern Sie Ihre Effektivität

Gute Gewohnheiten sind mehr als nur Routinen – sie sind wichtige Bausteine für den Erfolg. Sie helfen uns dabei, unser Leben und unseren Arbeitsalltag zu strukturieren und uns auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie bestimmte Aufgaben immer wieder auf dieselbe Weise erledigen, benötigen Sie weniger Energie und Fokus, um diese zu bewältigen. Dadurch bleibt mehr Raum für anspruchsvollere Aufgaben und Kreativität.

Unser Gehirn liebt es, Dinge zu automatisieren. Wenn Sie eine Gewohnheit etablieren, müssen Sie nicht mehr ständig bewusst darüber nachdenken. Das bedeutet, dass Sie weniger Entscheidungskraft aufwenden müssen, um Aufgaben zu erledigen, was Ihre Effektivität steigert.

Gute Gewohnheiten entstehen durch Wiederholung. Wenn Sie eine bestimmte Tätigkeit regelmäßig ausführen, wird sie mit der Zeit immer leichter und automatischer. Laut Experten wie James Clear und B.J. Fogg besteht eine Gewohnheit aus drei wesentlichen Teilen:

1. Auslöser: Etwas, das Sie dazu bringt, die Gewohnheit zu starten (z. B. das Erhalten einer Benachrichtigung).
2. Reaktion: Die Handlung, die Sie durchführen (z. B. das Überprüfen von E-Mails oder das Erledigen einer Aufgabe).
3. Belohnung: Das positive Gefühl, das Sie erhalten, wenn Sie die Handlung abgeschlossen haben (z. B. das Erreichen eines Ziels oder das Gefühl gebraucht zu werden).

Diese Gewohnheitsschleife wird durch das Verlangen nach Belohnung angetrieben. Je mehr Sie diese Schleife wiederholen, desto stärker wird die Gewohnheit verankert.

Jetzt, da wir wissen, warum gute Gewohnheiten wichtig sind und wie sie entstehen, wollen wir uns konkrete Beispiele anschauen, wie Sie gute Gewohnheiten in Ihren Arbeitsalltag integrieren können. Diese Gewohnheiten werden Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre beruflichen Ziele effizienter zu erreichen.

1. Tägliche To-Do-Liste erstellen

Eine der besten Gewohnheiten, um Ihren Arbeitstag zu strukturieren, ist das Erstellen einer täglichen To-Do-Liste. Wenn Sie Ihre Aufgaben für den Tag im Voraus planen, behalten Sie den Überblick und wissen genau, welche Aufgaben Priorität haben. Eine gute To-Do-Liste hilft, Ablenkungen zu vermeiden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Setzen Sie sich jeden Morgen oder am Abend vorher fünf Minuten hin, um Ihre wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben. Priorisieren Sie diese Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. So starten Sie organisiert und klar fokussiert in den Tag.

2. E-Mails nur zu festgelegten Zeiten prüfen

E-Mails sind eine der größten Ablenkungen im Arbeitsalltag. Wenn Sie ständig Ihre E-Mails überprüfen, verlieren Sie schnell den Fokus auf Ihre aktuellen Aufgaben. Eine gute Gewohnheit ist es, E-Mails nur zu bestimmten Zeiten am Tag zu prüfen, z. B. morgens, nach der Mittagspause und am Ende des Arbeitstags.

Legen Sie feste Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails abrufen (z. B. 9:00 Uhr, 13:00 Uhr und 16:30 Uhr). Schalten Sie Benachrichtigungen aus, um nicht ständig durch eingehende Nachrichten abgelenkt zu werden. So können Sie sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren.

3. Regelmäßige Pausen einlegen

Regelmäßige Pausen sind entscheidend, um den ganzen Tag über produktiv zu bleiben. Wenn Sie zu lange ohne Pause arbeiten, sinkt Ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit. Kurze, gezielte Pausen helfen, Ihre Energie aufzuladen und Ihre Produktivität zu steigern.

Planen Sie alle 90 Minuten eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten ein. Stehen Sie auf, bewegen Sie sich, gehen Sie spazieren oder trinken Sie etwas. Diese kurzen Auszeiten helfen Ihnen, fokussiert weiterzuarbeiten.

4. Zeit für Selbstreflexion einplanen

Selbstreflexion ist eine wichtige Gewohnheit, die Ihnen hilft, sich kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie regelmäßig über Ihre Arbeit nachdenken, können Sie Schwächen erkennen und gezielt an deren Verbesserung arbeiten. Zudem hilft es, die eigenen Ziele und Prioritäten klarer zu definieren.

Nehmen Sie sich am z.B. Ende jeder Woche 10 bis 15 Minuten Zeit, um über Ihre Leistungen nachzudenken. Was lief gut? Was könnte besser laufen? Diese kurze Reflexion hilft Ihnen, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern und Ihre Ziele klarer zu verfolgen.

5. Die Pomodoro-Technik anwenden

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Sie in festen Zeitblöcken arbeiten und danach eine Pause machen. Diese Technik fördert fokussiertes Arbeiten und verhindert, dass Sie sich überarbeiten oder abgelenkt werden.

Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie in dieser Zeit ungestört an einer Aufgabe. Nach den 25 Minuten machen Sie eine 5-minütige Pause. Wiederholen Sie dies viermal und machen Sie dann eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Methode hilft, die Produktivität zu steigern und die Arbeit in handhabbare Abschnitte zu unterteilen.

6. Den Arbeitsplatz aufräumen

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist eine der einfachsten und effektivsten Gewohnheiten, um produktiver zu sein. Wenn Ihr Schreibtisch chaotisch ist, kann dies Ihre Konzentration und Ihre Effizienz beeinträchtigen. Ein ordentlicher Arbeitsplatz fördert klare Gedanken und hilft, Ablenkungen zu vermeiden.

Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstags 5 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Legen Sie alle wichtigen Unterlagen ordentlich ab und sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz am nächsten Morgen bereit für die Arbeit ist.

7. Gesundes Essen und ausreichend Wasser trinken

Gute Gewohnheiten im Arbeitsalltag umfassen nicht nur Ihre Arbeitsweise, sondern auch Ihre Ernährung. Eine ausgewogene Ernährung und ausreichend Wasser sind entscheidend für Ihre Leistungsfähigkeit und Konzentration. Wenn Sie während des Arbeitstags gesunde Snacks zu sich nehmen und viel trinken, bleiben Sie fokussiert.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Wasser trinken, indem Sie immer eine Flasche Wasser auf Ihrem Schreibtisch haben. Achten Sie auf gesunde Snacks wie Obst, Nüsse oder Gemüse, um Ihre Energie während des Tages zu halten.

Eine besonders effektive Methode, um gute Gewohnheiten langfristig zu etablieren, ist die sogenannte Gewohnheitskopplung (auch als „Ankergewohnheit“ bekannt). Dabei verknüpfen Sie eine neue Gewohnheit mit einer bereits bestehenden Routine. Dies erleichtert die Umsetzung, da die bestehende Gewohnheit als Auslöser für die neue Handlung dient. Auf diese Weise wird das Einführen einer neuen Gewohnheit nahezu automatisch und viel einfacher.

1. Identifizieren Sie eine bestehende Gewohnheit: Überlegen Sie, welche Gewohnheit in Ihrem Alltag schon fest verankert ist. Das kann etwas Einfaches wie das Zähneputzen am Morgen, das Kaffee trinken oder das Aufstehen aus dem Bett sein.
2. Verknüpfen Sie eine neue Gewohnheit: Nachdem Sie Ihre bestehende Gewohnheit identifiziert haben, fügen Sie die neue Gewohnheit direkt nach dieser ein. Wenn Sie beispielsweise immer morgens Ihren Kaffee trinken, könnten Sie danach eine kurze Reflexion über Ihre Ziele für den Tag einbauen. So wird die neue Gewohnheit durch die bereits bestehende Handlung ausgelöst.
3. Halten Sie es einfach: Wählen Sie eine neue Gewohnheit, die sich leicht in Ihren bestehenden Ablauf einfügt. Zu komplizierte oder aufwendige Gewohnheiten sind schwieriger zu integrieren. Fangen Sie klein an und steigern Sie die Intensität oder Häufigkeit im Laufe der Zeit.
4. Seien Sie geduldig und konsequent: Wie bei jeder Gewohnheit braucht es Zeit, bis die Kopplung fest verankert ist. Seien Sie geduldig mit sich selbst und wiederholen Sie die neue Gewohnheit regelmäßig. Mit der Zeit wird sie immer mehr zur automatischen Handlung.

Gute Gewohnheiten verbessern Ihre Produktivität und die Teamarbeit. Sie reduzieren Stress, verhindern Konflikte und helfen, die Arbeitsqualität zu steigern. Mit klaren Routinen vergessen Sie keine wichtigen Aufgaben und behalten Ihre Ziele im Blick.

Möchten Sie Ihre Effektivität am Arbeitsplatz verbessern oder ihr Stresslevel reduzieren? Dann nehmen Sie Kontakt auf und wir besprechen die nächsten Schritte.